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Siamo onesti per un momento. Immaginate il vostro ultimo progetto. Quando ripensate ai momenti di massimo stress, cosa vi viene in mente? La negoziazione iniziale del budget? La meticolosa ricerca dei materiali?
Probabilmente no.
Il vero stress, quello che vi tiene svegli la notte, viene dall'imprevisto. È la telefonata concitata del capocantiere che vi dice che i componenti prefabbricati non sono allineati con le fondamenta. È la vista di un'intera squadra inattiva, in attesa dell'arrivo di un singolo pezzo di ricambio. È l'effetto a catena di un piccolo problema imprevisto che minaccia di far deragliare un programma di più settimane.
Questa è la realtà quotidiana della maggior parte dei project manager. Siamo maestri del foglio elettronico, cintura nera di controllo dei costi. Siamo in grado di contabilizzare ogni bullone, ogni ora di lavoro, ogni canone di noleggio. Ma le nostre giornate non trascorrono tranquille a guardare lo svolgersi di un piano perfetto. Le nostre giornate sono dedicate alla lotta agli incendi.
Passiamo da una piccola crisi all'altra, gestendo per reazione. E mentre possiamo essere esperti nello spegnere questi incendi, raramente ci fermiamo a porci una domanda più fondamentale: Siamo noi a gestire il progetto o è il progetto a gestire noi?
Il vero costo di un incendio: Calcolo del budget “invisibile
Il problema principale della lotta agli incendi è che è incredibilmente costosa. I costi non appaiono come una voce ordinata nell'offerta iniziale, quindi spesso vengono ignorati finché non è troppo tardi. Ma sono reali e stanno divorando il vostro margine di profitto.
Facciamo i conti, il tipo di contabilità dettagliata che si fa nel post-mortem, dopo che il danno è stato fatto.
Il costo dei tempi morti:
La squadra di installazione, composta da otto specialisti, è sul posto. Arriva un pannello d'acciaio presaldato, ma è troppo lungo di cinque centimetri per il basamento. La squadra non può procedere. Diciamo che il loro costo misto è di $60/ora per persona. Quindi $480 all'ora. Se ci vuole mezza giornata per trovare una (cattiva) soluzione, avete appena bruciato quasi $2.000 di puro costo del lavoro improduttivo.
Il costo della rilavorazione:
La “soluzione” consiste nel tagliare grossolanamente il pannello in loco. Ora avete bisogno di una smerigliatrice, di uno specialista per farlo e di una bomboletta di spray per zincatura a freddo per rattoppare il taglio, che inevitabilmente si guasterà e arrugginirà. Avete appena pagato due volte per la stessa fase di installazione e vi siete ritrovati con un risultato compromesso e inferiore.
Il costo delle spese generali di gestione:
Quante ore passerete al telefono per coordinare questa soluzione? Tre ore? Quattro? Qual è il valore in dollari del vostro tempo? Il tempo che avreste dovuto dedicare alla pianificazione della fase successiva viene ora impiegato per sistemare il pasticcio dell'ultima fase. Si tratta di una perdita enorme e non quantificabile della vostra risorsa più preziosa.
Tirando le somme, la nostra ossessione di controllare i costi noti sul foglio di calcolo ci ha reso ciechi di fronte agli astronomici costi di processo generati dall'attrito e dall'inflessibilità in loco.
Il cambiamento strategico: Abbracciare l'elasticità, non la rigidità
Per uscire dal circolo vizioso della lotta agli incendi, è necessario un cambiamento di mentalità. Dobbiamo passare da una strategia di rigido controllo dei costi a una strategia di mitigazione elastica dei rischi.
A Piano rigido ottimizza per un mondo perfetto che non esiste. Richiede informazioni perfette, misure perfette ed esecuzione perfetta. È fragile. A contatto con la realtà caotica di un cantiere, si frantuma e si resta a raccogliere i pezzi.
Un Piano elastico, Tuttavia, presuppone l'imperfezione fin dall'inizio. Riconosce che ci saranno delle discrepanze. È una strategia costruita su una domanda semplice e potente: “Come posso costruire un sistema che si piega invece di rompersi?”.”
Ciò significa che quando si valuta un materiale, uno strumento o un partner, la domanda principale non è più “Qual è il prezzo unitario più basso?”. Diventa: “Quanta flessibilità offre questa scelta al mio team sul campo?”.”
Un esempio dal campo: Il paradosso della recinzione “più economica
Rivediamo il nostro scenario: l'installazione di recinzioni antiscavalcamento in un sito con un terreno complesso e irregolare.
Il Approccio rigido impone di scegliere la recinzione saldata tradizionale con il costo del materiale più basso al metro. Richiede un tempo di consegna di 6 settimane per la fabbricazione personalizzata in base ai dati “finali” del rilievo. Quando il pannello arriva e non si adatta, inizia il fuoco. La recinzione “più economica” diventa rapidamente un incubo di rilavorazioni, ritardi e qualità compromessa.
Il Approccio elastico cambia l'intera equazione. Il project manager, pensando prima di tutto al rischio, sceglie un sistema moderno e modulare. recinzioni antiscavalcamento. Il costo iniziale del materiale potrebbe essere 10% più elevato. Ma il sistema è progettato per le imperfezioni. Non si basa su un'indagine perfetta di sei settimane fa.
Quando arrivano i pannelli modulari e il team trova la stessa discrepanza di due pollici, non si tratta di una crisi. Si tratta di un evento di 15 minuti. Il caposquadra prende un utensile da taglio standard, rifila il pannello per adattarlo perfettamente in loco e lo blocca in posizione con connettori non corrosivi progettati in fabbrica.
Non ci sono stati incendi. Non ci sono stati tempi morti. Non c'è stata una chiamata frenetica al PM. Il team si è semplicemente adattato ed è andato avanti. Il sistema “più costoso” ha fatto risparmiare al progetto migliaia di dollari in costi di spegnimento e ha mantenuto intatto il programma.
Da pompiere ad architetto antincendio
La vera misura di un grande project manager non è la sua capacità di risolvere eroicamente le crisi. È la capacità di progettare un ecosistema di progetto in cui è molto meno probabile che si verifichino tali crisi.
Si tratta di avere la lungimiranza di scambiare un piccolo e prevedibile premio nel costo dei materiali con una massiccia riduzione del rischio imprevedibile e catastrofico.
Nel vostro prossimo progetto, mentre rivedete la distinta dei materiali, vi sfido a provare questo. Per ogni componente critico, non chiedete solo: “Quanto costa?”. Chiedete: “Qual è il costo della sua inflessibilità?”.”
Ponendo questa semplice domanda, si passa da un ruolo di pompiere reattivo a quello di architetto proattivo di un progetto più fluido, più redditizio e veramente ben gestito.
